Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

Jsme advokátní kancelář SEDLAKOVA LEGAL s.r.o., IČO 056 69 871, se sídlem Purkyňova 648/125, Medlánky, 612 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. C 97278, zastoupená Mgr. Janou Sedlákovou, jednatelkou.

Jsme kolektiv právníků, který si je vědom důvěry, kterou v nás vkládáte. Jelikož během poskytování právních služeb a návštěvy našich webových stránek vyžadujeme některé osobní údaje, připravili jsme si pro Vás tyto zásady ochrany osobních údajů.

V těchto zásadách ochrany osobních údajů bychom Vás chtěli seznámit se všemi informacemi týkající se zpracování Vašich osobních údajů. Pokud Vás zajímá pouze konkrétní část zásad, uvádíme přehled oblastí, jenž tyto zásady řeší:

Základní pojmy a vysvětlení

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Proč Vaše osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Komu Vaše osobní údaje předáváme?

Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?

Přišel Vám náš newsletter?

Udělili jste nám souhlas?

Vznesli jste na nás dotaz na webových stránkách?

Jaké soubory cookies používáme?

Jaká máte práva?

Účinnost zásad

Základní pojmy a vysvětlení

Právní jazyk je plný složitých pojmů a dlouhých souvětí. Pokusíme se Vám tedy vysvětlit základní pojmy spojené s Vašimi osobními údaji. Dne 25. 5. 2018 nabylo účinnosti nové nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES. Tento dlouhý název je všem znám spíše jako „GDPR“. GDPR upravuje různé povinnosti pro správce osobních údajů – nás, a práva pro subjekty údajů – Vás. Občas využíváme externí společnosti či jiné subjekty, aby nám se zpracováním pomohly a určitým způsobem s osobními údaji nakládali. Tyto subjekty nazývá GDPR jako zpracovatele osobních údajů.

Co se rozumí osobním údajem? Je jím jakákoliv informace, pomocí které Vás můžeme přímo či nepřímo identifikovat. Přímo Vás identifikujeme podle Vašeho jména, příjmení, rodného čísla a dalších obdobných údajů. Nepřímo poté prostřednictvím informací ve spojení s dalšími informacemi.

Není Vám cokoliv jasné? Neváhejte se obrátit na e-mailovou adresu [email protected].

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Naše činnost spočívá v poskytování právních služeb a služeb s tím spojených. Abychom tyto služby mohli poskytovat, potřebujeme získat některé Vaše osobní údaje. Jaké údaje pro poskytování služeb obvykle vyžadujeme ukazuje následující obrázek:

Často však pro správné poskytnutí našich právních služeb budeme potřebovat další údaje, zejména údaje Vašich zaměstnanců, obchodních partnerů nebo osob, proti kterým uplatňujete své nároky či které uplatňují své nároky proti Vám. Rovněž můžeme během poskytování služeb získat další údaje, které jsou potřebné pro správné splnění vzájemného vztahu. Občas můžeme vyžadovat i takzvané zvláštní kategorie osobních údajů (lépe známé jako citlivé osobní údaje), a to například v situacích, kdy Vám poskytujeme právní služby v souvislosti se vznikem nemajetkové újmy (zejména na zdraví).

Proč Vaše osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Jak již bylo uvedeno výše, základním důvodem, proč zpracováváme Vaše osobní údaje, je poskytování právních služeb a služeb souvisejících, zejména pořádání školení v různých právních oblastech. Dbáme na bezpečnost Vašich osobních údajů, zpracováváme pouze nezbytné údaje, které jsou potřebné pro konkrétní účely a snažíme se pravidelně kontrolovat jejich aktuálnost a relevantnost.

Každý správce osobních údajů může zpracovávat osobní údaje pouze tehdy, kdy existuje právní důvod pro zpracování. V tomto případě je právním důvodem nezbytnost pro splnění smlouvy. Jinými slovy, údaje potřebujeme k tomu, abychom mohli splnit povinnosti našeho vzájemného smluvního vztahu. Pokud budeme pro účely splnění vzájemného smluvního vztahu zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů, budeme tak činit pro určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků (jinými slovy proto, abychom mohli hájit Vaše zájmy). Rovněž musíme plnit některé zákonné povinnosti upravené zejména v zákoně o advokacii, zákoně o archivnictví a spisové službě, v zákoně o některých opatřeních proti legalizaci výnosu z trestné činnosti a v zákoně o dani z přidané hodnoty.

Může se však stát, že Vaše osobní údaje využijeme i pro účely obhajoby či vymáhání našich právních nároku, a to na základě našeho oprávněného zájmu. Typickým příkladem může být využití Vašich osobních údajů v případě soudního vymáhání nezaplacených faktur.

Poskytnuté údaje jsou smluvním požadavkem, bez jejich poskytnutí není možno poskytovat naše právní služby. Pokud odmítnete tyto osobní údaje sdělit, je možné, že nebudeme schopni poskytnout naše služby.

Komu Vaše osobní údaje předáme?

S Vašimi osobními údaji je při poskytování služeb pracováno v mnoha oblastech. Abychom mohli zajistit bezpečí pro Vaše osobní údaje a zároveň poskytovat rychlé právní služby, pomáhají nám se zpracováním osobních údajů tito zpracovatelé a příjemci osobních údajů:

  • externí účetní společnost BENEFIT plus CZ, s.r.o., se sídlem Pechova 2612/40, Židenice, 615 00 Brno;
  • advokátní systém SingleCase, jehož poskytovatelem je společnost SingleCase, s.r.o., IČ 028 94 815, se sídlem Zubatého 295/5, Smíchov, 150 00 Praha 5;
  • společnost Microsoft, která zajišťuje provoz cloudu OneDrive;
  • společnost Justmighty s.r.o., IČ 029 97 274, se sídlem Palackého třída 291/51, Královo Pole, 612 00 Brno;
  • společnost The Rocket Science Group LLC, jež provozuje službu Mailchimp, která nám pomáhá při rozesílání newsletterů;
  • společnost Legito s.r.o., IČ 026 49 659, se sídlem Pod Lipami 19, Zeměchy, 278 01 Kralupy nad Vltavou.

S Vašim souhlasem můžeme předat některé Vaše osobní údaje našim partnerským advokátním kancelářím a dalším subjektům, se kterými spolupracujeme.

V případě, že jsou údaje předány do třetích zemí, vždy je využito dostatečných záruk pro předávání. V případě předávání do USA se jedná pouze o společnosti v rámci Privacy Shield.

Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?

Doba uchování Vašich osobních údajů se může lišit případ od případu. Je jisté, že osobní údaje budeme zpracovávat po dobu poskytování našich služeb, tedy po dobu plnění smlouvy o poskytování právních služeb. Následně budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu stanovenou jednotlivými zákony, například zákonem o advokacii, zákonem o účetnictví, zákonem o archivnictví a spisové službě a zákonem o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Osobní údaje si rovněž ponecháme pro případnou obhajobu našich právních závazků, řešení sporů a právní vynucování našich dohod.

Mohou se na nás rovněž vztahovat právní, smluvní nebo podobné závazky uchovávat různá data. Mezi příklady patří zákony upravující povinné uchovávání dat, vládní nařízení uchovávat data související s vyšetřováním nebo data, která je nutné uchovávat pro účely soudního sporu. V takovém případě budeme osobní údaje uchovávat po tuto dobu.

Pokud Vás zajímá, jak dlouho budeme uchovávat právě Vaše údaje, neváhejte se obrátit na e-mail [email protected].

Přišel Vám náš newsletter?

Možná si tyto zásady čtete z toho důvodu, že jste od nás obdrželi newsletter. V této části bychom Vám sdělili základní informace o tomto zasílání.

Newsletter jste obdrželi, neboť jste našim klientem, a tudíž Vám můžeme nabízet obdobné služby související se službami poskytnutými. Mohli jste nám rovněž poskytnout souhlas se zasíláním newsletterů. Níže naleznete informace k Vašemu souhlasu.

Pro zasílání newsletterů využíváme Vaši e-mailovou adresu a případně Vaše jméno a příjmení pro personalizaci sdělení. Zasílání newsletterů je našim oprávněným zájmem.

Newslettery Vám budeme zasílat po dobu, po kterou budete našimi klienty a následně po dobu jednoho (1) roku. Kdykoliv však máte právo odmítnout zasílání dalších obchodních sdělení, a to prostřednictvím odkazu v doručeném e-mailu nebo zasláním zprávy na e-mail [email protected].

Udělili jste nám souhlas se zpracováním osobních údajů?

Školení

Máte rádi vzdělávání? My ano, proto pro Vás pořádáme různá školení. Jelikož je dnes na internetu astronomický počet školení, je jednoduché se v nabídce ztratit. Proto Vám na školeních nabízíme možnost informovat Vás o našich nadcházejících školeních a obdobných událostech.

K tomuto zasílání však budeme potřebovat Váš souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud nám souhlas udělíte, budeme Vám na e-mailovou adresu zasílat informace o nadcházejících školeních a souvisejících událostech.

Souhlas udělujete na dobu tří (3) let, kdykoliv svůj souhlas však můžete odvolat, a to zasláním zprávy na e-mail [email protected].

Newsletter

Na našich webových stránkách máte možnost přihlásit se k odběru newsletteru (pokud máte zájem dostávat novinky). V takovém případě však musíte udělit souhlas pro využití Vaší e-mailové adresy k tomuto účelu. Abychom mohli zasílat newsletter, je potřeba potvrdit e-mailovou adresu prostřednictvím zprávy, kterou Vám zašleme po vyplnění údajů na našich webových stránkách.

Souhlas udělujete na dobu tří (3) let, kdykoliv svůj souhlas však můžete odvolat, a to prostřednictvím odkazu v doručeném e-mailu či zasláním zprávy na e-mail [email protected].

Vznesli jste na nás dotaz na webových stránkách?

Pokud jste nás kontaktovali v rámci kontaktního formuláře na našich webových stránkách, budeme zpracovávat údaje v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa a případné údaje obsažené v samotném dotazu.

Právním důvodem pro zpracování těchto údajů je plnění smluvních povinností. Po vyřízení dotazu budou osobní údaje vymazány. Pokud však následně dojde k poskytování dalších právních služeb, ponecháme si tyto údaje pro účely poskytování právních služeb tak, jak je popsáno výše.

Jaké soubory cookies využíváme?

Cookies jsou malé textové soubory, které internetové stránky ukládají na Váš počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky začnete využívat. Stránky si tak na určitou dobu zapamatují Vaše preference a úkony, které jste na nich provedli (např. přihlašovací údaje, jazyk, velikost písma a jiné zobrazovací preference), takže tyto údaje pak nemusíte zadávat znovu a přeskakovat z jedné stránky na druhou.

Na webových stránkách využíváme následující nezbytné cookies v rámci služby Cloudflare: _cfduid, _cflb, _cf_bm.

Naše webové stránky, tak jako téměř všechny webové stránky, používají cookies k tomu, abychom Vám mohli poskytnout co nejlepší uživatelské zkušenosti. Zejména nám pomáhají k tomu, aby naše webové stránky fungovaly tak, jak byste očekávali, abychom detekovali neoprávněné návštěvníky našich stránek a k tomu, abychom zajistili dostatečnou bezpečnost našich stránek. Soubory cookies budeme uchovávat pouze po dobu nezbytně nutnou pro správný chod webových stránek, nejdéle však po dobu jednoho (1) roku.

Jelikož se jedná o nezbytné cookies, neexistuje způsob, jak zabránit používání těchto cookies jinak než přestat používat naše webové stránky.

Používání souborů cookies můžete rovněž nastavit pomocí Vašeho internetového prohlížeče. Většina prohlížečů soubory cookies automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookies lze pomocí Vašeho webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookies.

Informace o prohlížečích a o způsobu nastavení předvoleb pro soubory cookies můžete nalézt na následujících webových stránkách:

Účinný nástroj pro správu souborů cookies je též k dispozici na stránkách http://www.youronlinechoices.com/cz/

Naše webové stránky, jako ostatně většina webových stránek, zahrnuje i funkcionality poskytované třetími stranami. Vyřazení těchto cookies pravděpodobně znemožní provoz funkcionalit, poskytovaných těmito třetími stranami.

Veškeré údaje jsou prostřednictvím našich webových stránek shromažďovány pomocí marketingových nástrojů, a to Google Analytics a nástrojů společnosti Facebook. Tyto nástroje slouží výhradně ke zlepšování stávajících služeb a marketingovým účelům, neumožňují však identifikaci konkrétního uživatele, resp. sběr jeho osobních údajů.

Jedná se o následující druhy cookies a v závorce uvádíme dobu, po které vyprší:

Google Analytics: _ga (2 roky), _gat (1 den), _gid (1 den), collect (sezónní);

Facebook: _fbp (3 měsíce), fr (3 měsíce), tr (sezónní).

Možnost, jak předejít shromažďování těchto informací, je popsána výše pro jednotlivé prohlížeče. V žádném případě však tyto údaje neprodáváme, nesměňujeme nebo nepronajímáme. Více informací naleznete na webových stránkách provozovatelů služeb, především na adrese https://www.google.com/analytics/ a https://www.facebook.com/policies/cookies/.

Jaká máte práva?

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

právo na přístup k osobním údajům;

právo na opravu;

právo na výmaz („právo být zapomenut“);

právo na omezení zpracování údajů;

právo vznést námitku proti zpracování;

právo na přenositelnost údajů;

právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat jasnější představu o jejich obsahu.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů, a sice ve výši 50 Kč.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) odvoláte svůj souhlas se zpracováním svých osobních údajů a zároveň neexistují žádné další právní důvody pro jejich zpracování, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) zpracování je protiprávní nebo (v) ukládá nám to zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nesmíme Vaše osobní údaje zpracovávat jinak než tak, že budeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Tato námitka bude vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

Právo na přenositelnost znamená, že máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo na to, aby byly tyto osobní údaje předány přímo jinému správci.

Pokud budete chtít uplatnit některé z Vašich výše uvedených práv, kontaktujte nás, prosím, pomocí naší speciálně zřízené e-mailové adrese [email protected]. Na vaše dotazy či připomínky odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce.

Na naši činnost taktéž dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Více se dozvíte na internetových stránkách úřadu (www.uoou.cz).

Účinnost zásad

Tyto zásady jsou účinné od 6. 9. 2019.